กรณีศึกษา: วิธีพัฒนา Soft Skills เพื่อความก้าวหน้าในงาน – จากสตาฟธรรมดาสู่ผู้นำทีม
บริบท: ศรา กับความมัวมาในงาน
ศรา อายุ 28 ปี เข้าทำงานที่บริษัทด้านสินค้าอุปโภคบริโภคมา 4 ปี โดยตำแหน่งเป็น "สตาฟการตลาด" ในแผนกตรวจสอบคุณภาพ หรือเรียกอีกอย่างว่าคนทำงานที่มีโต๊ะ คอมพิวเตอร์ และกองกระดาษใหม่ๆ ทุกสัปดาห์ นับตั้งแต่เข้าบริษัท ศรากลับเงินเดือนมาได้บ้าง (ไม่เคยขึ้นเลย) และถูกขึ้นตำแหน่งเป็น "ผู้ชำนาญการ" ซึ่งแต่เดิมมีอยู่แล้วในโครงสร้างองค์กร
สิ่งที่ศรามองไม่ออกก็คือ เธอมีทักษะทางเทคนิคที่ดี รู้จักงานของตัวเอง เป็นคนตรงต่อเวลา และส่งงานเสร็จก่อนกำหนด แล้วทำไมเพื่อนร่วมงานบางคนที่เข้าโครงการหรือสายงานอื่นกลับได้อัพเกรดตำแหน่งเร็วกว่า?
จนกว่ามันจะมาถึง – ครั้งหนึ่งที่ศราโดนปลิดปิดนัดประชุมทีม เพราะบอสเธอคิดว่าเธอจะมาส่งรายงานผ่านระบบ แล้วไม่ต้องพูดคุยจริงๆ ชั่วอาคารกำหนดการประชุมว่า "ศรา ร่วม" แล้วเธอเลยทำงานของตัวเองไป ไม่เข้า แล้วเมื่ออยู่ในการประชุมครั้งต่อไป ทุกคนพูดถึง insights ใหม่ๆ ที่เกิดขึ้นจากการเสนอไอเดียของเทียม ซึ่งศรามีแต่หากเธออยู่ที่นั่น
ปัญหา: ซ่อนตัวไว้ด้วยทักษะเทคนิค
อันที่จริง ปัญหาของศราไม่ได้อยู่ที่งาน แต่อยู่ที่ตัวเธอเอง มีอย่างน้อยสามประเด็นที่ชัดเจน:
- การสื่อสารไม่ดี – ศรามีความคิดดี แต่เมื่อต้องนำเสนอในที่ประชุมหรือพูดต่อหน้าบอสขนาดใหญ่ เธอเสียงเล็ก คำนวน จึงถูกมองข้าม ในอีกด้านหนึ่ง เธอเขียนอีเมลได้ดี (เขียนเยอะ) แต่บ้านครั้งไม่สรุปให้ชัดเจน
- ไม่ไหว้นอก – ไม่สร้างความสัมพันธ์ – ศราไม่เคยไปกินข้าว ไม่เคยคุยกับคนในแผนกอื่น ไม่ผ่อนคลาย ด้วยความเชื่อว่า "อยู่ที่ตัวงาน" ดังนั้นเมื่อบอสหรือลูกจ้างคนอื่นต้องเลือกคนทำโปรเจกต์ขนาดใหญ่ หรือขึ้นลำดับ ชื่อของเธอมักจะไม่โผล่ขึ้นมา เพราะเธอไม่รู้จัก
- ไม่เอาใจใส่ตัวเอง – ศราไม่เคยเลือกเข้าอบรมเสริมทักษะหรือแม้แต่ฟังเว็บบิเนอร์เพื่อเพิ่มเติมความรู้ เธอทำให้เสร็จ ไปกลับ ซ้ำประเดิน
ทีมของเธออีกสองคนเข้ามาใหม่ในปีเดียวกัน แต่คนหนึ่งปัจจุบันเป็นลีดของโปรเจกต์ อีกคนอยู่ในแผนงานติดตามสายอาชีพเพื่อให้ขึ้นเป็นซีนิออร์ พวกเขาทำอะไรต่างกัน? พวกเขาจากการมีทักษะเทคนิคที่เทพพร้อม ยังมี soft skills – การนำเสนอ การสร้างเครือข่าย และการเอาใจใส่พัฒนาตัวเองอย่างต่อเนื่อง
วิธีแก้: ยุทธศาสตร์พัฒนา Soft Skills ของศรา
ในช่วงกลางปี ศราได้บังเอิญสนทนากับเพื่อนเก่าที่ย้ายไปทำงานที่บริษัทอื่น เพื่อนบอกไปว่า "ของเธอดีนะ แต่ทำไมไม่เข้ากลุ่มคุยหรือ ไปอบรมอะไรสักอย่าง" สักแต่นั้นแหละที่ศราตื่นสติ
เธอวางแผนการพัฒนา soft skills ออกมาเป็นขั้นตอน 3 เดือน:
ขั้นที่ 1: เรียนรู้วิธีนำเสนอที่มีประสิทธิ (เดือนที่ 1)
ศราลงทะเบียนคอร์สนำเสนอสั้นๆ ออนไลน์ เลือกที่ไม่ยาวจนเบื่อ เพราะเธอรู้ว่าตัวเอง ศราเรียนรู้วิธีใช้สไลด์ให้มีประสิทธิ วิธีบอกเรื่องให้โจนจำ และวิธีควบคุมเสียงกับท่าทีให้ดูมั่นใจมากขึ้น
จากนั้นเธอเลือกนำเสนอเรื่องเล็กๆ ก่อน ในการประชุมทีมสัปดาห์ที่ 3 ศรานำเสนอเรื่องปัญหาคุณภาพที่เธอเจอ เธอใช้เทคนิค "บอกปัญหา" "บอกเหตุผล" "บอกวิธีแก้" ธรรมชาติและชัดเจน คนในทีมฟังเสร็จบอกว่า "ให้เจาะจง" และวิธีแก้ของเธอที่เสนอเป็นจริงสมควร
ขั้นที่ 2: ออกไปเจอคนและสร้างเครือข่าย (เดือนที่ 1-2 ต่อเนื่อง)
ศราเริ่มเดินหน้าวิธีทำให้สนใจเรียนรู้เพื่อนร่วมงานอื่นๆ เธอเลือกคนจากแผนกอื่นมา 3-4 คน แล้วเชิญไปกินกาแฟช่วงบ่าย เป้าคือ ไม่ต้องพูดเยอะ แค่ฟังคนอื่นว่าพวกเขาทำงานอะไร ข้อท้าทายอะไร
วิธีการนี้ประเมินว่า เคล็ด(ไม่)ลับ การสร้างเครือข่ายสายอาชีพที่ไม่ใช่เพียงแค่การเก็บนามบัตร มันง่ายกว่าครั้งแรกที่คิด ไม่ต้องไปอีเวนต์ใหญ่ๆ เพียงแต่ขยับออกมาจากเขตความสะดวกสบายของตัวเอง
ในสัปดาห์ที่ 4 ของการเปลี่ยนแปลง ศราได้รับโจทย์ง่ายๆ มาจากแผนกขายที่เธอเจอบ้าง แล้วสามารถช่วยได้ บังเอิญไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อนเพราะเธอไม่รู้จัก
ขั้นที่ 3: พัฒนาผ่านการทำจริง (เดือนที่ 2-3)
ศราขอเข้าร่วมโปรเจกต์ cross-functional ที่ผู้จัดการคนใหม่นำมา เพราะเธอตอนนี้มีความมั่นใจมากขึ้น และต้องการให้บอสเห็นภาพใหม่ของเธอ
ในโปรเจกต์นี้ เธอได้ฝึกหลายอย่างพร้อมกัน: การทำงานเป็นทีม การสื่อสารกับคนจากแผนกต่าง ๆ การแสดงความคิดเห็นในที่ประชุม (แม้ว่าจะเล็กน้อย แต่ก็พูดออกไป) และการจัดการความตึงเครียดเมื่อต้องทำงานกับคนที่ยังไม่รู้จักก่อนหน้านี้
นอกจากนี้ ศรายังบันทึกการเรียนรู้ของตัวเองจากโปรเจกต์ลงสมุดโน้ต เพื่อให้จำได้ว่าตรงไหนที่ต้องปรับปรุงต่อไป
เทคนิกพิเศษที่ทำให้ต่างมาก
ศราทำสิ่งหนึ่งที่เล็กแต่เปลี่ยนแปลงได้ – เธอออกแบบ "soft skills diary" โดยเขียนในสมุดจดหมายวัน: "วันนี้ฉันพูดตรงประเด็นในการประชุม" "วันนี้ฉันรู้จักคน X เรียนรู้ว่า Y ทำงานสนใจเรื่อง Z" "วันนี้ฉันตัดสินใจเลือกไม่ส่งอีเมลยาวๆ แต่จะโทรไปคุยแทน"
การเขียนลงไดอารี่อย่างนี้ใช้เวลาแค่ 5 นาทีต่อวัน แต่มันช่วยให้เธอสามารถ:
- จดจำสิ่งที่ทำ
- รู้สึกได้ถึงความก้าวหน้า แม้เล็กน้อย
- เห็นแนวโน้มของปัญหาเดิมๆ ที่ซ้ำไป
- เตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการประชุมมิดปีที่จะคุยกับบอสเกี่ยวกับการพัฒนาตนเอง
ผลลัพธ์: ความก้าวหน้าและการเปลี่ยนแปลง
หลังจากผ่านไป 3 เดือน ผลลัพธ์ที่เห็นชัดเจน:
ระดับอัตตาราคา
ศรารู้สึกเปลี่ยนแปลง บอสเธออยากให้เธอนำเสนอรายงานในการประชุมผู้จัดการถัดไป เธอยังไม่ขึ้นเงินเดือน แต่ได้รับเสนอให้อยู่ในแผนการพัฒนาตัวเองระยะยาวของบริษัท ซึ่งเป็นขั้นตอนเพื่อเป็น "ผู้บริหาร" ได้ในอนาคต
ในการประชุมทีมอื่นๆ เธอพูดจากนั้นแสดงความคิดเห็นมากขึ้น ไม่ใช่เพราะจริงจังขึ้น แต่เพราะคนฟังเธออยากรู้
ระดับองค์กร
ชื่อของศราถูกพูดถึงมากขึ้นในหมู่ผู้บริหาร เมื่อมีโปรเจกต์ใหม่ บอสเธออักแบบเป็นครั้งแรก "ลองติดต่อศราดู" บ้านของการหาคนทำงาน
เธอได้รับมอบหมายโปรเจกต์ที่ใหญ่ขึ้น และครั้งแรกที่เธอได้ลองบริหารคนจำนวนเล็กน้อย (2 คน)
ระดับส่วนตัว
ศราบอกว่า เธอหวาดกลัวน้อยลง เมื่อต้องเข้าประชุมใหม่ๆ เพราะเธอรู้ว่า "ฉันเก่งส่วนของฉันแล้ว และตอนนี้ฉันพูดได้ด้วย" เธอมีมิตรภาพจากการคุยกับเพื่อนร่วมงานใหม่ๆ ไม่ใช่เพื่อนเหล้าจริงๆ แต่เป็นเครือข่ายที่สนใจพูดคุยกัน
นอกจากนี้ เธอเริ่มคิดเกี่ยวกับ การต่อรองเงินเดือนและสวัสดิการในยุคใหม่ – ไม่ต้องอาย เอาไปเลย อย่างจริงจัง เพราะตอนนี้เธอมีอะไรจะเสนอกับเทเบิลแล้ว
เทคนิคสำคัญที่พิสูจน์ได้จากกรณีของศรา
- เรียนรู้ฟัง ไม่ใช่พูด – ในตอนแรก ศราเข้ากิจกรรมคุยกับเพื่อนโดยมีเป้าหมายแค่ "ฟังแล้วเข้าใจ" ไม่ใช่ "บอกความรู้ของตัวเอง" วิธีนี้ทำให้ความสัมพันธ์เน้ือสัน
- ปฏิบัติบ่อยแต่เริ่มจากเล็กน้อย – ศราไม่ลอยตัวไปนำเสนอในการประชุมบริหารด้วยครั้งแรก เธอเลือกที่ประชุมทีมก่อน ซึ่งผลกดดันน้อยกว่า
- บันทึกการเรียนรู้ – การเขียนสมุดการพัฒนาไม่ใช่ความท้าวถึงที่เฮี้ยว แต่เป็นวิธีจริงๆ ที่ช่วยให้ติดตามตัวเอง
- สื่อสารให้ชัดเจน – ศราตัดการเขียนอีเมลยาว แล้วเลือกวิธีการติดต่อที่เหมาะสม (โทร คุย อีเมลสั้นๆ)
- ยอมหลุดจากพื้นที่สะดวกสบาย – ขั้นตอนที่ยากที่สุดคือการออกมาและพบคนต่างตัวตาน แต่นั่นคือที่ที่เปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น
ข้อสรุป: Soft Skills ไม่ใช่วิทยาศาสตร์ แต่ต้องมีระบบ
เรื่องของศราไม่ใช่เคลื่อไหว่สีสันตัวแบบ ไม่ใช่ "ผู้หญิงเปลี่ยนชีวิตในหนึ่งคืน" มันอาจเป็นการพัฒนา 3 เดือน กับการรักษาความก้าวหน้านั้นต่ออีกนานหลายเดือน ขั้นของการเปลี่ยนแปลง soft skills ทำให้เห็นได้ว่า ไม่ว่าคุณจะ "แต่งตัวอย่างไร" หรือ "เรียนกับใคร" สิ่งที่สำคัญคือ
- คุณสามารถสื่อสารได้ชัดเจน
- คุณสามารถสร้างการเชื่อมต่อกับคนอื่นได้
- คุณแสดงความสนใจในการเรียนรู้และพัฒนาตนเอง
- คุณบริหารจิตใจและอารมณ์ได้ดี เมื่ออยู่ภายใต้ความกดดัน
ทักษะด้านเทคนิคจะทำให้คุณทำงานได้ แต่ soft skills ที่ผูกเข้าไปตั้งแต่เนิ่นๆ ถึงจะทำให้คุณก้าวหน้าและเก่งมากกว่านั้น อย่างที่เกิดกับศรา
และสำคัญคือ ศรายังคงอบรมอยู่ เธอไม่ได้ "เสร็จสิ้น" การพัฒนา soft skills เพียงแค่ 3 เดือน เธอหยิบเอาสิ่งที่เรียนรู้ ปรับใช้ต่อเนื่อง และเลือกเรื่องใหม่ๆ เพื่อศึกษา เพราะนั่นคือสิ่งที่คนที่จริงจังกับอาชีพทำกัน ตามที่ปรากฏในสำนักพิมพ์และสมุดการพัฒนาอาชีพทั่วไป – คลิก วิกิพีเดีย เพื่อดูเรื่องการเรียนรู้อย่างต่อเนื่อง
คุณเป็นศราคนใดคนหนึ่งอยู่ตรงนี้หรือไม่?
