วิธีเขียนจดหมายลาออกให้สุภาพแต่เด็ดขาด เพื่อไม่พลาดโอกาสหางานต่อ
สรุปสั้น: จดหมายลาออกดูเหมือนงานง่าย แต่ถ้าทำไม่ดี อาจสร้างปัญหาในการหางานต่อ ลดโอกาสขอปลายปากจากแม่ที่เดิม หรือเสียโอกาส "ย้ายก้าวหน้า" ในอนาคต บทความนี้สอนคุณเขียนจดหมายลาออกโดยใจด้วย แต่เด็ดขาดจริง
ขั้นที่ 1: เตรียมใจและคิดให้ชัด — ลาออกจริงหรือแค่ท่าทาง?
ก่อนที่จะเขียนจดหมายลาออกแม้แต่คำเดียว ต้องสอบสวนใจตัวเองให้ดี: คุณตัดสินใจลาออกจริงหรือ?
ฟังเหตุผลนี้ให้ดี — ถ้าคุณเขียนจดหมายลาออกไปแล้ว หลายบริษัทจะถือว่านั่นคือการสัญญาที่รักษาไม่ได้เสมอ แล้วจบเรื่องอย่างนั้น ตัวอย่างแรก: เพื่อนของผมเขียนลาออกเพราะเปน แต่พอถูกฝ่ายบริหารส่อมตัดเงินเดือนขัดแล้ว เขาต้องการกลับตัว ผู้บริหารก็บอกตรงๆว่า "คุณลาออกแล้ว เราถือว่ามีหนังสือแล้ว ขออภัยจริงนะ"
ดังนั้น ก่อนเขียนอะไรก็ตามให้แน่ใจว่า:
- คุณมีงานต่ออื่นรองรับแล้วหรือมั่นใจว่าหาได้ (อย่างน้อย 70%)
- คุณอยากออกจากที่นี่จริงจังไม่ใช่บ่นเพื่อให้ได้เพิ่มเงินเดือน
- คุณเข้าใจว่าหลังลาออกแล้ว การกลับตัวมือจะยาก ถึงยากมาก
ถ้าพอใจขั้นตอนนี้แล้ว จึงไปยังขั้นต่อไป
ขั้นที่ 2: รู้กฎระเบียบและเอกสารของบริษัท — อย่ามัวแต่เขียน
ก่อนเขียนคำไหนเลย ให้เปิดแฟ้มสัญญาจ้างหรือหนังสือเอกสารของบริษัทตั้งแต่วันแรกที่เข้างาน
ตรวจสอบว่า:
- ระยะเวลาประกาศผล (Notice Period): ต้องบอกล่วงหน้ากี่วัน? (โดยปกติ 30 วันถึง 60 วัน) หากบอกไม่ถึงกฎระเบียบ บริษัทจะสามารถหักเงินคุณได้
- ใครที่ต้องรับจดหมาย? ส่วนใหญ่ให้ผู้บริหารโดยตรง แต่บางที่ต้องให้ HR ด้วย
- รูปแบบจดหมาย: ต้องเป็นลายมือหรือพิมพ์ก็ได้? ต้องมีลายเซ็นไหม?
- เงื่อนไขอื่นๆ: ต้องส่งมอบงานให้คนที่ตามมาก่อนหรือไม่? มีการขอ "Clearance" จากแต่ละแผนก?
หากไม่แน่ใจ ให้ถามส่วน HR ก่อน ไม่ต้องอายครับ บอกว่า "ผมอยากทราบขั้นตอนการลาออกอย่างถูกต้องครับ" นั่นถูกต้องแล้ว และ HR จะชอบหากคุณปฏิบัติตามระเบียบ
ขั้นที่ 3: เลือกการส่ง และเวลาส่งให้พิจารณาให้เอกสารเหมาะสม
การส่งจดหมายลาออกไม่ใช่เรื่องสุ่มส่วนทำให้เสร็จ
หลายคนทำผิดเพราะส่งแบบเพิ่มเติม (Casual) เช่น:
- ส่งทาง LINE หรือ WhatsApp กับเบอร์ส่วนตัวผู้บริหาร — อันนี้อันตราย เพราะไม่เป็นเอกสารราชการและหลังจากนั้นมีการปฏิเสธได้ง่าย
- ส่งเมลแบบคัดลอกเป้าไป HR และผู้บริหารพร้อมกัน — ควรส่งให้ผู้บริหารโดยตรงก่อน แล้วให้เขาส่งต่อไป
- ส่งตอนวันศุกร์เย็น ก่อนหลังจากเลิกงาน — เวลานั้นคนมักไม่อ่านอย่างจริงจัง ควรส่งเช้าๆ ท่ามกลางสัญญาการทำงาน
วิธีส่งที่ถูก: พิมพ์ 2 สำเนา (1 ให้ผู้บริหาร 1 เก็บไว้เอง) ส่งตรงมือให้ผู้บริหาร ขอแสดงชื่อและวันที่ในเอกสาร เพื่อเป็นหลักฐานครับ หากผู้บริหารไม่อยู่ ให้ส่งผ่าน HR ผลั่งขอใบรับรองว่า "ได้รับจดหมายลาออก" ไว้
ส่วนเมล ตกลงส่งได้ แต่ ต้องเป็นเมลบริษัท ไม่ใช่เมล Gmail ส่วนตัว เพื่อให้เป็นบันทึกอย่างเป็นทางการ
ขั้นที่ 4: เขียนจดหมาย — โครงสร้างและสิ่งที่ต้องใส่
เมื่อพร้อมแล้ว มาเขียนกันเถอะ จดหมายลาออกที่ดีมีโครงสร้างแบบนี้:
ส่วนที่ 1: หัวจดหมายและวันที่
เลียนแบบจดหมายธุรกิจปกติ:
- ชื่อผู้บริหารหรือแผนกของบริษัท
- วันที่ส่งจดหมาย (วันที่เขียน ไม่ใช่วันลาออก)
- สาลามวลคา เช่น "เรียนคุณ [ชื่อผู้บริหาร]"
ส่วนที่ 2: การแจ้งความจำนงลาออก (ตรงมา ไม่มีการอ้อม)
วลีแรกต้องชัดเจน:
"ด้วยเหตุผลบางประการ ผมขอแจ้งเป็นการชุมนุมว่า ขอยื่นหนังสือลาออกจากตำแหน่ง [ตำแหน่งของคุณ] ประสิทธิวัฒนา [แผนกของคุณ] โดยมีวันสิ้นสุดการจ้างตั้งแต่วันที่ [วันที่ลาออก คิดตามระยะเวลาที่บริษัทกำหนด]"
อย่าทำให้มัวเมา ผู้บริหารต้องเข้าใจทันทีว่าคุณลาออก
ส่วนที่ 3: บอกเหตุผล (สั้นๆ ไม่ต้องว่ายาว)
ไม่จำเป็นต้องเล่าเรื่องตั้งแต่ต้นจนจบว่าทำไมคิดเปลี่ยนงาน แค่บอก 1-2 ประโยคให้เข้าใจ ตัวอย่าง:
- "ผมต้องการศึกษาต่อเพื่อพัฒนาทักษะเพิ่มเติม"
- "ผมมีโอกาสที่สอดคล้องกับแนวทางอาชีพของผมมากขึ้น"
- "เหตุผลส่วนตัวในครอบครัวที่ต้องมีการปรับเปลี่ยน"
ห้ามใส่วลีเช่น "เพราะไม่ได้เพิ่มเงินเดือน" หรือ "เพราะเบื่อ" หรือ "เพราะผู้บริหารไม่เป็นธรรม" — นั่นแค่ทำให้เสียสัมพันธ์ และคุณอาจได้มาซื้อ Bad reputation ที่ติดตัวไปนาน
ส่วนที่ 4: ขอบคุณและเสนอจะช่วยเหลือในการเปลี่ยนตัว
ยกตัวอย่าง:
"ผมขอขอบคุณบริษัท [ชื่อบริษัท] และคณะผู้บริหารทุกท่านที่ให้โอกาสแก่ผมได้ทำงานและรับการพัฒนา ในระหว่างเวลาที่เหลือจนถึงวันสิ้นสุดการจ้าง ผมจะท้อประสิทธิสูงสุดในการมอบหมายงานและฝึกสอนผู้สืบทอดตำแหน่ง ตามที่บริษัทมอบหมายใหม่"
ประเด็นนี้สำคัญมากๆ มันบอกผู้บริหารว่าคุณจริงจังต่องานและไม่ทิ้งงาน แทนที่จะเดินจากไปแล้วให้บริษัทสับปะหลัก
ส่วนที่ 5: ปิดท้าย
บอกว่า "ขอขอบพระคุณอีกครั้ง" แล้วลงลายเซ็นหรือชื่อไว้
ตัวอย่าง:
"ขอขอบพระคุณอีกครั้ง
ยำรรม [ชื่อคุณ]
วันที่ [วันที่เขียน]"
ขั้นที่ 5: ตรวจสอบและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไป
ก่อนส่ง อ่านจดหมายของคุณอีกครั้ง ตรวจหา:
- การสะกดคำและไวยากรณ์: ตรวจสอบให้หมดทุกคำ ชื่อบริษัท ชื่อคน วันที่ ต้องถูกต้องทั้งหมด (หากมีข้อผิดพลาด บริษัทอาจหาข้ออ้างว่า "จดหมายดูไม่เป็นทางการ")
- วันที่ลาออก: ต้องตรงกับระยะเวลา Notice Period หากบริษัทกำหนด 30 วัน คุณต้องลาออก 30 วันหลังจากส่งจดหมาย
- ความโทนเรียบเรียง: วลีต้องสุขภาพการทำงาน เสมอมาตรสม่ำเสมอ หลีกเลี่ยงการแสดงความโกรธหรือหงุดหงิด
- ความยาว: 1-2 หน้า ก็พอแล้ว อย่าเขียนเรื่องราวว่ายาว
ถ้าเขียนแบบรูปแบบไม่ถูก ให้ลบทั้งหมดแล้วเริ่มใหม่ ไม่ขี้เกียจหรอก
ขั้นที่ 6: หลังส่งแล้ว — ท่าที่ต้องทำเพื่อปิดงานให้รอบคอบ
เมื่อส่งจดหมายลาออกไปแล้ว งานยังไม่จบ ในที่นี้คุณต้อง:
- ส่งมอบงาน: จดรายชื่องานที่คุณทำ เตรียมเอกสาร คำแนะนำ พอ-เพื่อให้คนต่อไปไม่งมงึ่ง
- เก็บสำเนาจดหมาย: เก็บจดหมายลาออกและใบรับรองจากผู้บริหาร ไว้เป็นหลักฐาน
- ขอเอกสารจากทำงาน: ก่อนวันสุดท้าย ขอประกาศนียบัตร Certificate ตรวจสอบ Record ว่ามีอะไรที่เพิ่มเติมบ้าง
- ไม่พูดมากกับเพื่อนร่วมงาน: อย่าเต็มไปตั้งแต่วันแรก ให้ป้องกันข้อมูลขึ้นไปถึงผู้บริหารว่าคุณ "ตัวนก" ลาออก
- ขอ Reference Letter: ถ้ามีความสัมพันธ์ดีกับผู้บริหาร ขอจดหมายอ้างอิง (Reference Letter) ไว้หางานต่อ บ่อยครั้งที่นี่จะช่วยได้ไม่น้อย
ขั้นที่ 7: การหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด "ขั้นสุดท้าย" ที่อาจเกิดขึ้น
คนมากมายตกหลุมพรางในวินาทีสุดท้ายเนื่องจาก:
- ผู้บริหารขอให้คิดใหม่: "นอน 1 คืน แล้วบอกผมอีกทีได้ไหม?" — อันนี้การขายลิง นั่น ตรงไปตรงมาว่า "ลาออกเถิด" ยกเว้นคุณตัดสินใจจริงๆว่ากลับตัว
- สัญญาส่งมอบงาน ต่อกว่า 60 วัน: บางบริษัทจะขอให้คุณอยู่ต่อเพราะ "ไม่มีคนที่จะทำแทน" — นั่นเป็นปัญหาของบริษัท ไม่ใช่ของคุณ
- ได้เต่ฟิงระหว่างงาน: ที่เหลือของหลังต้องทำให้จบ ไม่ก็จะกลายเป็นเพสา "ออกจากงาน ก่อนงานเสร็จ" ที่ติดตัวไปเรื่อยๆ
ความอดทนในช่วงท้ายนี้สำคัญมาก ถึงแม้คุณนึกไปแล้ว แต่ให้ทำให้จบตัวโปร
สิ่งที่ไม่ควรทำในจดหมายลาออก
ในขณะที่เราพูดถึงสิ่งที่ต้องทำแล้ว มาลิสต์สิ่งที่ ห้ามทำ ให้เด็ด:
- ไม่ว่า: "ผมโกรธเพราะ [เอ่อ...อะไร]" — ใจเย็นนะ
- ไม่ข่มขู่: "ถ้าไม่เอา ผมจะบอกพนักงานอื่น" — นั่นไม่ใช่เพส "ลาออก" แล้ว
- ไม่เล่าเรื่องหลัง: "ผมไปหางานที่ [บริษัทคู่แข่ง]" — นั่นไม่จำเป็นต้องบอก
- ไม่ใส่ข้อเงื่อนไข: "ถ้าเพิ่มเงินเดือน 5000 บาท ผมก็อยู่ต่อ" — ถ้าอยากอยู่ อยู่ ถ้าอยากออก ออก ห้ามซ้อม
- ไม่ลอบเขียน Social Media "ด้วยเหตุผลหลายประการ ผมขอลาออกจาก [บริษัท] แบบนี้ให้เพื่อนรู้ก่อนผู้บริหาร" — บ้าตรงไหน?
ตัวอย่างจดหมายลาออกตัวอย่าง
ถ้าคุณยังคงสับสน นี่เป็นตัวอย่างขั้นพื้นฐาน:
กรุงเทพฯ วันที่ 15 ตุลาคม 2567
เรียนคุณสมชาย ศรีสุวรรณ
ผู้อำนวยการ สำนัก [ชื่อสำนัก]
บริษัท ตัวอย่างจำกัด
เรื่อง: ยื่นหนังสือลาออก
ด้วยเหตุผลบางประการ ผมขอแจ้งเป็นการชุมนุมว่า ขอยื่นหนังสือลาออกจากตำแหน่งวิศวกรซอฟต์แวร์ ของบริษัท ตัวอย่างจำกัด โดยมีวันสิ้นสุดการจ้างตั้งแต่วันที่ 15 พฤศจิกายน 2567
ผมมีโอกาสในการศึกษาต่อด้านการจัดการประสบการณ์ที่สอดคล้องกับแนวทางอาชีพของผม และต้องการความมุ่งเน้นในประสิทธิการพัฒนาตัวเอง
ผมขอขอบคุณบริษัท ตัวอย่างจำกัด ที่ให้โอกาสแก่ผมได้ทำงานและรับการพัฒนาในช่วงเวลาที่ผ่านมา ในช่วงเวลาที่เหลือจนถึงวันสิ้นสุดการจ้าง ผมจะให้ความร่วมมือสูงสุดในการมอบหมายงานและเตรียมสืบทอดตำแหน่งตามที่บริษัทมอบหมาย
ขอขอบพระคุณอีกครั้ง
ลงนาม
พิมพ์ชื่อ: สุรชัย สุขสันต์
วันที่: 15 ตุลาคม 2567
ตัวอย่างอ้างอิง: ที่เว็บไซต์เกี่ยวกับปฏิบัติการจ้างงาน บันทึกการจัดการอาชีพ และระเบียบองค์การ วิกิพีเดีย ก็มีการลง ทะเบียนข้อเท็จจริงการประเมินผลการพูดจดหมายถ้อยแถลง
จดหมายลาออกดูแบบง่าย แต่ถ้าทำมาตรฐาน คุณกำลัง "ปิดประตู" ของสัมพันธ์การทำงานนั้นไว้ให้เรียบร้อย ไม่ว่าคุณจะเจอกับผู้บริหารคนนี้อีกหรือไม่ก็ตาม บ่อยครั้งที่คนในอุตสาหกรรมเดียวกันอาจมาเจอกันอีก ถ้าคุณออกไปด้วยดีๆ ช่วยได้เยอะ ถ้าออกไปในลักษณ์ลาชนวน ก็แค่นั่นแหละ
สุดท้าย: ก่อนที่จะตัดสินใจลาออก อาจช่วยได้ถ้าคุณ "ยังไม่ชัวร์" ว่าต้องการอะไรจริงๆ ในครั้งต่อไป อาจป้องกันได้ว่าลาออกไม่ต้องบ่อยแบบนี้
